Fusion et publipostage
Définition : processus qui consiste à associer des informations issues d'une source de données à une publication pour imprimer un lot de publications personnalisées individuellement : libeller automatiquement des enveloppes, des étiquettes, des cartes postales, des brochures, des bulletins d'informations et autres types de documents destinés à un envoi en nombre.
Dans notre logiciel de gestion d'association la source de données est votre liste d'adhérents, et la publication un modéle de document (exemple une lettre d'information). Les documents produits de cette "fusion" peuvent être edités sous forme de PDF ou envoyés par mail.
Cette opération se réalise dans la partie Backoffice.
Exemple : réalisation d'un mailing papier de convocation pour une assemblée générale.
Etape 1 - Rédaction du modèle de document
Dans la partie 'Document' choisir la vue 'Modèle' et faire 'ajouter'.
L'interface de rédaction d'un document vous permet de le mettre en page à la manière d'un traitement de texte (fonts, styles, etc ...) mais aussi d'insérer des informations provenant de votre base de données (champs dynamique : photo, nom, adresse etc ...).
Ces champs seront remplacés à l'exécution par leur valeur pris dans la base de données.
Il existe 2 type de documents, ceux qui se répetent par page (1 adhérent = 1 page) et ceux qui se répetent par ligne (1 adhérent = 1 ligne). Le choix se fait via le champ "type de répetition".
Astuce : pour cadrer précisément votre texte dans la page, placez le dans un tableau dont vous ajustez la largeur de la colonne (faites un clic droit sur le tableau pour en modifier les caractéristiques).
Vous pouvez obtenir un aperçu du résultat en cliquant sur l'icone pdf située à droite du titre du document.
Etape 2 : Sélection de la population
Dans la vue Répertoire, cliquez sur les dossiers pour lesquels vous souhaitez réaliser le mailing.
NB : vous avez une case à cocher en entête de tableau vous permettant de sélectionner tous les dossiers.
Une fois la sélection faite, cliquez sur ”Imprimer un document type” en bas de liste, ensuite sélectionnez votre document puis OK.
Etape 3 : Impression
En cliquant sur 'Imprimer' (icône imprimante) vous obtenez le fichier PDF résultant de la fusion du document choisi avec la population sélectionnée, il ne vous reste plus qu'à l'imprimer.
Une fois le modèle de document créé, vous pourrez le réutiliser autant de fois que nécessaire, sur la population que vous souhaitez.
Dans la vue "membre", si au lieu de cliquer sur 'Imprimer' vous choisissez l'icône 'email', un email sera envoyé à chacun des membres sélectionnés avec pour contenu le document choisi fusionné avec les données de la base.